Yazar: Öğr. Gör. Özgür CENGİZ
Uşak Üniversitesi
Yeni bir şey öğrenirken ya da öğretilirken tümevarım veya tümdengelim yöntemlerinden bir tanesi tercih edilebilir. Muhasebe öğrenim süreci için tercih edilen yöntem genellikle tümevarım yöntemidir. Tümevarım yöntemi puzzle yapmaya benzer. Parçaların her birisi doğru yere yerleştirildikten sonra puzzle tamamlanmış olur. Puzzle parçalarını doğru yerleştirebilmek için ise resmin bütün halini görmek gerekir. İşte muhasebe öğrenimi için de muhasebe süreci puzzle’ın tamamlanmış yani bütün halidir denilebilir.
Bu yüzden muhasebeyi anlayabilmenin en önemli aşamalarından birisi de muhasebe sürecini öğrenmektir. Muhasebe süreci; bir işletmenin, bir dönem boyunca yaptığı muhasebe işlerinin tamamı olarak ifade edilebilir. Genellikle istisnaları olmakla birlikte, işletmelerin çoğunda her sene, Ocak ayının başı ile Aralık ayının sonu arasındaki bir yıl, muhasebe açısından bir dönem olarak kabûl edilir. Bu kabûl temel muhasebe kavramlarından dönemsellik kavramı gereğidir.
Her ne kadar, muhasebe temel kavramlarından bir diğeri olan süreklilik kavramına göre işletmelerin ömrü sonsuz olarak kabul edilse de, işletmelerin faaliyet sonuçlarını değerlendirebilmek için işletmelerin ömrü dönemlere ayrılmıştır. Her dönemin başında yeni bir muhasebe süreci başlar ve bu süreç dönem sonunda biter. Sonraki dönemlerde de aynı süreç tekrar eder. Her dönem tekrar eden bu muhasebe işlemlerinin oluşturduğu sürece muhasebe süreci denir.
Muhasebe süreci bize, bir dönem boyunca işletmelerde yapılacak olan muhasebe işlemlerinin neler olduğunu gösterir. Herhangi bir işletmenin kurulduğu tarih itibari ile o işletmedeki muhasebe süreci başlar. İşletmenin kurulmasıyla birlikte muhasebe açısından ilk yapılacak şey, işletmenin işe başlama anındaki varlıklarını ve bu varlıkların elde edildiği kaynakları gösteren açılış bilançosunun düzenlenmesidir.
Açılış bilançosu düzenlendikten sonra bu bilançoda yer alan varlık ve kaynaklar yevmiye defterine kaydedilir. Bu kayıt, yevmiye defterinin ilk kaydıdır. Bu bakımdan yapılan bu kayıta açılış yevmiye kaydı da denir. Daha sonra yevmiye defterine yapılan kayıtlar defteri kebire kaydedilir.
İşletmenin açılış sürecindeki kayıt işlemleri bu şekilde tamamlandıktan sonra işletmede meydana gelen mali nitelikli olay ve işlemler bilgi ve belgelere dayandırılarak önce yevmiye defterine tarih sırasına göre, daha sonra da defteri kebirdeki ilgili hesaplara kaydedilir. Bu süreç her gün devam eder. Önce yevmiye defteri, sonra da defteri kebire yapılan bu kayıt işlemleri ay sonuna kadar rutin olarak sürer.
Ay sonunda, yapılan kayıtların doğruluğunu teyit etmek ve bu kayıtları özetlemek için aylık mizan düzenlenir. Sonraki ay yine işletmede gerçekleşen mali nitelikli olay ve işlemler bilgi ve belgelere dayandırılarak yevmiye ve defteri kebir defterlerine kaydedilir. İkinci ayın sonunda tekrar aylık mizan düzenlenir. Dönemin son ayı olan Aralık sonuna kadar her ay aynı süreç tekrarlanır. Aralık ayı sonunda genel geçici mizan düzenlenir. Mizanlar kümülatif oldukları için her ay sonunda düzenlenen mizan kendinden önceki aylara ait mizanları da kapsar. Bu yüzden Aralık ayı sonunda alınan mizan bütün bir dönemi içinde barındırdığı için işletmenin genel mizanı niteliğindedir.
Aralık ayı sonu itibari ile işletmede bir faaliyet döneminin sonuna gelindiği için dönem sonu işlemleri yapılacaktır. Dönem sonunda genel geçici mizandan sonra yapılacak ilk şey dönem sonu envanter işlemlerinin yapılmasıdır. Dönem sonu envanter işlemleri iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. Birinci aşama, işletmenin varlık ve kaynaklarının sayılarak ve kontrol edilerek fiziki olarak gerçek miktarlarının tespit edilmesidir. Buna muhasebe dışı envanter denir. İkinci aşama ise, gerçek miktarı tespit edilen varlık ve kaynakların işletmede yapılan dönem başından bugüne kadarki kayıtlar ile karşılaştırılmasıdır. Karşılaştırma sonucunda varlık ve kaynakların muhasebe kayıtlarındaki miktarları ile sayım ve kontrol sonucunda tespit edilen gerçek miktarları arasındaki farklar tespit edilir. Bu farkların sebepleri araştırılarak muhasebe kayıtları, varlık ve kaynakların gerçek miktarını gösterecek şekilde düzeltilir. Daha sonra da sonuç hesapları kapatılarak dönem kâr veya zararı hesaplarına aktarılır. Envanter işlemlerinin bu ikinci aşaması ise muhasebe içi envanter olarak adlandırılır.
Envanter işlemleri de tamamlandıktan sonra artık muhasebe kayıtları işletmenin gerçek durumunu gösterir haldedir. O halde kesin mizan düzenlenebilir. Defteri kebirde bulunan bütün hesapların borç ve alacak bakiyeleri ile kalan bakiyelerinden faydalanılarak kesin mizan oluşturulur. Kesin mizandan faydalanılarak ta temel mali tablolar arasında bulunan gelir tablosu ve dönem sonu bilançosu düzenlenir.
Mali tablolar da düzenlendikten sonra dönemsellik kavramı gereği faaliyet dönemini sonlandırmak gerekir. Bunun için dönem içerisinde kullanılan bütün hesaplar ters kayıt ile kapatılır. Yani dönem sonunda borç kalanı veren hesaplar kalan bakiyesi kadar alacaklandırılırken alacak kalanı veren hesaplarda kalan bakiyesi kadar borçlandırılır. Hesapları kapatmak için yapılan bu ters kayıtlar aynı zamanda yevmiye defterine de kaydedilir. Yevmiye defterine yapılan bu kayıt dönemin son yevmiye kaydıdır. Böylelikle işletmede bir faaliyet dönemi tamamlanmış olur.
Dönem sonunda düzenlenmiş olan bilanço bir sonraki yılın başlangıcında açılış bilançosu olarak düzenlenir ve bilançodaki varlık ve kaynaklar açılış yevmiye maddesi olarak düzenlenerek bir dahaki dönem faaliyetleri başlamış olur. Bundan sonraki süreçte de yine yukarıdaki işlemler sırasıyla uygulanır.
Bir faaliyet döneminde işletmede yapılan muhasebe işlemlerini yani muhasebe sürecini maddeler halinde şu şekilde özetleyebiliriz;
- Dönem başı bilançosu düzenlenir.
- Açılış yevmiye kaydı yapılarak ilgili hesaplar defteri kebirde açılır.
- Bilgi ve belgelere dayanarak işletmede gerçekleşen mali nitelikli olay ve işlemler yevmiye defterine tarih sırasına göre kaydedilir.
- Yevmiye defterine yapılan kayıtlar defteri kebirde ilgili hesaplara kaydedilir.
- Ay sonunda aylık mizan düzenlenir.
- Sonraki aylarda da yevmiye defterine kayıt, defteri kebire kayıt ve her ay sonunda aylık mizan düzenlenir.
- Aralık ayı sonunda genel geçici mizan düzenlenir.
- Dönem sonu envanter işlemleri yapılır.
- Kesin mizan düzenlenir.
- Gelir tablosu ve dönem sonu bilançosu düzenlenir.
- Dönem hesapları kapatılır.
